Business : 3 outils pour collaborer avec ses équipes et ses partenaires !

Solo-entrepreneur, freelance, indépendant, nous sommes de plus en plus nombreux à faire le choix de se lancer seuls dans l’aventure entrepreneuriale. Mais solo ne veut pas forcément dire travailler seul mais plutôt réinventer la manière de travailler et redéfinir les termes de collaboration avec les autres. Réinventer pour se libérer ! Car c’est bien de cela qu’il s’agit : la liberté ! La liberté de choisir ses missions, de choisir ses clients et ses collègues ! 

 

Que l’on soit solo ou non, l’entrepreneuriat n’est jamais un « one man/woman show » ! Vous avez certainement fait appel à un webdesigner pour concevoir votre site, votre comptable gère depuis son cabinet parisien vos factures, et vos commerciaux sont répartis sur tout le Golfe ! 

Il est donc important de pouvoir mettre en place des outils et des bonnes pratiques pour que tout votre petit monde puisse collaborer et vous permette de développer votre chiffre d’affaires dans les meilleures conditions !

Le nomadisme, on connait ! L-start, c’est 4 collaborateurs et 4 fuseaux horaires !

Alors voici nos 3 outils pour optimiser nos collaborations !

 

1. Doodle

Pas toujours évident de coordonner les agendas quand on n’est pas dans le même bureau, voire pas dans le même pays ! Vous avez déjà envoyé 10 emails pour trouver un créneau et organiser une réunion Skype et vous n’y arrivez plus : si ce n’est pas Zoé qui est avec un client, c’est Zac qui n’est pas encore au bureau, car c’est le milieu de la nuit… Doodle va organiser tout cela pour vous en 3 clics ! (Et ça marche pour organiser tout évènement ou réunion, même si tout le monde est dans le même pays !)

Doodle est un outil gratuit extrêmement simple d’utilisation. Vous décrivez l’objet de l’évènement, indiquez vos disponibilités et envoyez le lien aux personnes conviées. Doodle convertit automatiquement les horaires dans le fuseau horaire de chaque destinataire, en fonction de l’adresse IP de l’appareil utilisé. Les participants peuvent indiquer les créneaux qui leur conviennent ou en suggérer d’autres.

Les paramètres de Doodle vous permettent de décider si un ou plusieurs créneaux peuvent être choisis. 

Doodle peut également être utilisé pour fixer des rendez-vous individuels. Vous avez 10 clients à qui vous voulez proposer une séance de sophrologie ? Vous pouvez proposer 10 créneaux qui se rempliront automatiquement au fur et à mesure tout en conservant l’anonymat des personnes interrogées.

Les "plus" : Les participants n’ont pas besoin d’avoir un compte pour répondre à votre demande, qui peut être envoyée directement depuis le site de Doodle, par email à l’aide d’un lien cliquable ou intégré dans une application tierce.

Créer son compte Doodle 

 

2. Evernote

Gérer un projet, c’est compliqué, mais quand les équipes ne sont pas sur un même site, c’est encore plus complexe. Alors, si vous ne voulez pas déclencher un tsunami de mails à chaque nouveau brainstorming et être sûrs que tout le monde a le même niveau d’information, Evernote est l’application qu’il vous faut ! 

Evernote est un formidable outil de capture d’informations : cela peut être une page web, une note audio, une photo, un document… Mais son véritable "plus" réside dans son système de classement très intuitif, qui permet à chacun de retrouver rapidement l’information. Evernote est donc le disque dur externe que vos collaborateurs peuvent se partager en un clic ! Facile d’utilisation, vous allez pouvoir ainsi créer une bibliothèque d’informations partagées, qui pourra être enrichie par vos collaborateurs.

Créer son compte Evernote

 

3. Google Suite

Quand on dit « Google », on pense « moteur de recherche » ou bien « Gmail », mais Google propose une suite d’outils :

"G Suite", un ensemble de services basés sur le cloud pour mieux s’organiser et être efficace en équipe. G Suite permet bien sûr de communiquer avec Gmail, mais vous pouvez aussi utiliser "Google Hangouts" pour organiser vos réunions de travail, échanger des documents et faire des partages d’écran. "Google Agenda" vous permet aussi de superposer les calendriers de chacun de vos collaborateurs/partenaires pour avoir une vision globale des charges de travail. Quant à "Google Keep", il vous permet de planifier vos tâches en donnant accès aux acteurs du projet.

Bref, vous l’aurez compris, Google regorge de ressources pour faciliter votre organisation au quotidien !

 

Travailler à distance reste malgré tout complexe pour collaborer sereinement. Même si les outils sont de plus en plus nombreux et accessibles, ils ne doivent pas faire oublier que la communication reste prioritaire. Une bonne conversation vaut toujours mieux que 10 emails. Cela permet d’écouter, partager et créer ce lien humain qui fait oublier la distance !

Bon travail !

 

Merci à Sophie et Dominique les fondatrices de L-Start, la plateforme qui aide les entrepreuneurs, pour leurs conseils pratiques !

Elles ont co-écrit le livre Femmes entrepreneures : Se lancer et réussir à découvrir ici.